Accueil et l’intégration des nouveaux employés

Marche à suivre

Étape 1 – Préparer l’accueil d’un nouvel employé

Afin de bien planifier l’accueil et l’intégration (DOCX 28 Ko) d’un nouvel employé, il faut en premier lieu préparer et coordonner non seulement la première journée de travail de celui-ci, mais idéalement ses premières semaines de travail. Souvenez-vous que l’accueil est un élément très important à considérer et qu’il joue un rôle déterminant dans la rétention du personnel. Il faut donc que ce processus soit structuré, en considérant, par exemple, des éléments tels que les suivants :

• Les personnes qui seront impliquées dans le processus.
• La présentation de l’entreprise et une visite des lieux.
• Une activité de familiarisation dans le milieu de travail et avec les collègues.
• La remise des formulaires à remplir, la Fiche de renseignements sur l’employé (DOCX 19 Ko), les politiques de l’organisation et le manuel de l’employé.
• Préparer l’environnement de travail, le bureau, les fournitures, l’ordinateur, l’adresse courriel, etc., afin que tout soit fonctionnel dès la première journée de travail du nouvel employé
• Etc.

Si vous n’avez pas encore de manuel de l’employé ou si vous souhaitez réviser le vôtre et vous assurer que celui-ci comporte tous les éléments souhaités, nous vous suggérons de consulter notre Outil d’élaboration d’un manuel d’employé (DOCX 29 Ko). Cet outil fait partie de la première impression que vous laissez à vos nouveaux employés, alors profitez-en pour y faire rayonner votre organisation.

Conseil pour intégrer des employés

• Créez un comité chargé de la préparation d’un manuel de l’employé a pour but de présenter une vision globale, juste et significative du travail. Directeurs, gestionnaires et employés clés sont tous de bons membres à inclure dans un tel comité.
• Il est important de mettre à jour le manuel au fur et à mesure de l’évolution de l’organisation et des normes du travail. Attribuer la tâche de l’actualiser à une personne responsable est une bonne pratique.
• Le moyen de diffusion doit être « vivant » et facile à mettre à jour. Il peut, par exemple, être accessible en tout temps sur le portail des employés, sur le réseau informatique, etc.

Questions à vous poser

• Comment se déroulent l'accueil et l'intégration d'un nouvel employé?
• Combien de temps y est consacré et qui s'y est impliqué?
• Comment les gestionnaires et/ou les parrains sont-ils formés et outillés pour jouer leur rôle dans le processus d'accueil et d'intégration?

Étape 2 – L’accueil d’un nouvel employé

L’accueil est le premier contact qu’aura votre nouvel employé avec son nouveau milieu de travail ainsi que ses collègues. C’est aussi le début de la période d’essai du nouvel employé dans son poste, pour laquelle il sera éventuellement important que votre gestionnaire ou la personne responsable en effectue le suivi afin de vérifier que le déroulement se passe bien pour tous. D’ailleurs, le Guide pour gestionnaire afin de faciliter l’intégration d’un nouvel employé (PDF 461 Ko) est mis à votre disposition afin de faciliter l’enchaînement de cette étape.

Comme il a été mentionné précédemment, il est important d’avoir planifié un programme du jour pour le nouvel employé afin qu’il se sente inclus et non livré à lui-même. C’est le moment de lui présenter ses collègues, de lui montrer les locaux, la cafétéria, de discuter de l’historique de l’entreprise, etc.

Finalement, c’est aussi lors de cette première journée que l’on communique les informations importantes et relatives à l’emploi (paie, avantages sociaux, politiques de l’organisation, manuel de l’employé, etc.).

Étape 3 – L’intégration d’un nouvel employé

L’intégration est la période dans laquelle l’employé commence à s’approprier ses nouvelles fonctions, entame les formations nécessaires et s’intègre socialement dans son équipe et l’organisation. Pour que l’employé se familiarise bien avec l’entreprise, son rôle et les tâches à effectuer, l’entraînement à la tâche (DOCX 24 Ko) est essentiel.

Vous devriez donc intégrer vos nouveaux employés selon un plan structuré et détaillé, et ce, tout au long des premières semaines de travail.

Le plan d’intégration doit viser plus que la première semaine de travail. Il est recommandé de prévoir des activités d’intégration variées durant les trois premiers mois, mais de permettre au nouvel employé d’acquérir, au fil des semaines, de plus en plus d’autonomie.

L’accompagnateur désigné devient une référence pour le nouvel employé durant son intégration à l’emploi. Il contribue à la réussite et à l’efficacité de l’intégration.

L’implication du gestionnaire durant la période d’intégration est importante. Elle permet au nouvel employé de bien connaître les attentes à son égard, de poser des questions ainsi que d’apprendre à connaître son gestionnaire. Cela a une influence sur le développement de son sentiment d’engagement envers l’entreprise et envers son gestionnaire.

Étape 4 – Le suivi et le maintien en emploi

Accueillir et intégrer un nouvel employé est une chose, mais effectuer le suivi avec lui après quelques semaines est la dernière étape à ne surtout pas négliger. Il est important que la personne responsable rencontre le nouvel employé, généralement vers la fin de la période d’essai, afin de valider les notions apprises et de faire le suivi des apprentissages (DOCX 20 Ko), de fournir le support et l’encadrement nécessaires, au besoin, de confirmer la satisfaction de l’employé et de lui souhaiter officiellement la bienvenue dans l’équipe.

La bonne pratique exige que cette rencontre ait lieu dans un endroit calme. Il peut être intéressant pour la personne chargée du processus d’accueil de prendre le temps de rencontrer le nouvel employé afin de faire un retour sur le processus d’accueil (DOCX 37 Ko), question de recueillir ses impressions et d’obtenir des pistes d’amélioration, le cas échéant.

Conseils pour maintenir en emploi un employé et assurer son suivi

• La préparation de l’accueil consiste en une série d’actions simples et peu coûteuses qui peuvent avoir un impact majeur sur l’image de votre organisation et sur le désir de rester du nouvel employé. 
• Il est préférable que l’accueil soit réalisé par le supérieur immédiat, ce qui témoigne de son intérêt et de son implication directs.
• Sélectionner un accompagnateur est une initiative qui facilite l’intégration professionnelle et sociale d’un nouvel employé. 
• Il peut être utile de se servir du profil de poste comme point de départ pour la conception du plan de formation. 
• Les objectifs de productivité du nouvel employé doivent être adaptés à son contexte d’apprentissage.
• Il est fortement recommandé d’effectuer une rétroaction régulièrement auprès de l’employé tout au long de sa période d’intégration afin de l’informer de ses progrès et des éléments à améliorer, s’il y a lieu.​

• Planifier l'accueil et l'intégration (DOCX 28 Ko)
  Ministère du Travail, de l'Emploi et de la Solidarité sociale
  Liste personnalisable de vérification pour préparer et coordonner l’accueil et l’intégration d’un nouvel employé.
• Fiche de renseignements sur l'employé (DOCX 19 Ko)
  Ministère du Travail, de l'Emploi et de la Solidarité sociale
  Modèle personnalisable de fiche de renseignements confidentiels sur l’employé.
• Outil d'élaboration d'un manuel d'employé (DOCX 29 Ko)
  Ministère du Travail, de l'Emploi et de la Solidarité sociale
  Guide personnalisable pour préparer un manuel d’employé.
• Guide pour le gestionnaire afin de faciliter l'intégration d'un nouvel employé (PDF 461 Ko)
  Ministère du Travail, de l'Emploi et de la Solidarité sociale
  Guide à l’attention des gestionnaires proposant une démarche en trois phases pour faciliter l’intégration d’un nouvel employé.
• Grille d'entraînement à la tâche (DOCX 24 Ko)
  Ministère du Travail, de l'Emploi et de la Solidarité sociale
  Tableau personnalisable accompagné d’un guide pour l’entraînement à la tâche du nouvel employé.
• Suivi des apprentissages (DOCX 20 Ko)
  Ministère du Travail, de l'Emploi et de la Solidarité sociale
  Modèle personnalisable de formulaire de suivi des apprentissages d’un employé.
• Retour sur le processus d'accueil (DOCX 37 Ko)
  Ministère du Travail, de l'Emploi et de la Solidarité sociale
  Guide proposant au responsable de l’accueil d’un nouvel employé une liste des questions pour faire un retour sur le processus d’accueil.

Lien utile

Ministère de l'Emploi et de la Solidarité sociale
Programme d’apprentissage en milieu de travail (PAMT)