Structure organisationnelle

La structure organisationnelle renvoie au cadre hiérarchique et définit le cadre du travail. Elle sert à structurer l’organisation en fixant des objectifs cohérents, ciblés et clairs. Elle sert également à définir les fonctions du personnel et les responsabilités qui y sont associées, les départements nécessaires, la façon dont les relations sont structurées et les canaux de collaboration et de communication.

La structure organisationnelle est un gage de bon fonctionnement et d’efficacité. Elle encadre et structure la direction et les employés et trace les relations entre les différents paliers hiérarchiques, les différents départements ainsi que les différentes fonctions présentes dans l’organisation.

Il est possible de la schématiser en un organigramme simple à l’aide d’un modèle d’organigramme (PDF 71 Ko).

Sans structure claire, confusion, tensions et inefficacité opérationnelle s’installeront au sein de l’entreprise. Assurez-vous donc de clarifier votre structure, de la faire connaître et de la modifier au besoin, en tenant compte des changements organisationnels.

Une structure organisationnelle claire contribue à la satisfaction au travail et au sentiment de sécurité des employés.

Pour vous aider à construire votre structure organisationnelle, pensez à analyser d’abord les tâches essentielles, sans quoi votre organisation ne fonctionnera pas. Vous pouvez débuter en définissant les objectifs d’affaires ou les objectifs opérationnels pour les décliner ensuite sous forme de tâches ou de responsabilités. Vous devrez attribuer chaque tâche à un ou à des responsables et documenter leur rôle en créant des profils de poste à l’aide du modèle de profil de poste (DOCX 25 Ko).

La structure hiérarchique comprend généralement un organigramme détaillé des fonctions et de la matrice hiérarchique afin de voir, en un coup d’œil, qui fait quoi et qui relève de qui au sein de l’entreprise.

Différents types de structures sont apparues dans les organisations depuis la mise en place des structures dites « traditionnelles ». En voici trois exemples : 

• La structure fonctionnelle (PDF 71 Ko)  met l’accent sur une hiérarchie par compétence et sur des liens d’autorité clairement définis. Le mode de coordination principal est la supervision directe.
• La structure matricielle ou « par projet » permet de gérer les ressources humaines et matérielles de façon « verticale » et les projets de façon « transversale »; c’est-à-dire que les équipes sont autonomes et fonctionnent hors du cadre hiérarchique traditionnel le temps du projet par exemple.
• Structure horizontale « participative » est souvent utilisée par les petites organisations ayant peu de personnel. Le partage des connaissances, des compétences et du savoir est ainsi facilité, puisqu’il n’existe pas vraiment de lien hiérarchique, tout le monde étant sur un même pied d’égalité. Bien qu’elle démocratise les rapports sociaux, cette structure n’enlève en rien le rôle décisionnel de la direction.

Le choix de la structure d’une organisation se fera en fonction du contexte dans lequel elle évolue et de ce qui convient le mieux à sa raison d’être.

Il existe principalement deux variables justifiant le choix d’une structure organisationnelle : la division du travail et l'organisation du travail.

Voici les principaux éléments participant à la division du travail :

• le sommet de la structure hiérarchique, soit la haute direction et ses membres;
• le cœur opérationnel, qui permet à l'entreprise de réaliser sa mission; il est principalement composé des ressources produisant les produits et les services;
• les professionnels, qui déterminent l’organisation du travail, les résultats à obtenir, le savoir-faire à posséder;
• le personnel de soutien, qui intervient auprès des autres fonctions, et qui n’est pas lié directement à la mission de l’organisation;
• la ligne hiérarchique, qui met en place une structure de gestion, et qui inclut tous les postes ayant une influence sur la gestion du travail d’une autre personne.

Voici les principaux modes d’organisation du travail :

• la supervision directe;
• l’ajustement mutuel;
• la standardisation du travail;
• la standardisation du savoir-faire;
• la standardisation des résultats.

Il est recommandé de fournir des lignes directrices claires sur « qui fait quoi » au sein de l’organisation afin de gagner en efficacité et de faciliter les communications. À ce titre, les profils de poste (DOCX 25 Ko) sont une référence importante pour les employés.

Ces profils devraient permettre de déterminer qui assume certaines responsabilités et qui y contribue simplement. Ils sont aussi un outil indispensable à vos processus de recrutement et doivent être conçus en fonction des besoins de l’organisation et non en fonction des compétences des personnes en place.

La mise en place de mécanismes visant à responsabiliser vos employés et à déléguer est à prioriser. Ainsi, vous éviterez de surcharger de travail certains employés ou de générer des pertes de temps. 

Un bon équilibre dans l’octroi des rôles, des responsabilités et des tâches améliorera votre climat de travail. La standardisation de certaines tâches ou de certains processus est parfois utile lorsqu’elle est possible. Un expert en amélioration continue pourrait vous aider dans cette démarche.

• Évitez de personnaliser les descriptions de tâches, car elles sont utilisées dans différents processus RH (affichage de poste, établissement des échelles de salaires, gestion de la performance, etc.).
• Veillez à simplifier au maximum votre organigramme et à le faire connaître à vos employés ainsi qu’aux nouveaux employés lors de leur intégration.
• Pensez à mettre en place des groupes ou des équipes de travail semi-autonomes ou polyvalents de façon à favoriser la rotation des tâches et à alléger les remplacements lors de départs ou d’absence.
• Réfléchissez au type de structure hiérarchique à mettre en place, celle-ci influencera les relations interpersonnelles et les relations d’autorité de façon importante.
• Pensez aux avantages et aux inconvénients de chaque structure avant de faire votre choix.
• Pour assurer une collaboration maximale entre les différents niveaux de l’organisation, n’oubliez pas de faire connaître vos attentes et de fournir les outils nécessaires et adéquats pour faciliter les échanges.

• Est-ce que chaque employé possède une description de tâches? Quand et comment sont-elles mises à jour? 
• Les rôles et les responsabilités de chacun sont-ils clairs?
• Votre mode d’organisation est-il fonctionnel et optimal? Si non, quels changements pourriez-vous y apporter?
• Est-ce que votre structure est fluide en termes d’échange d’information?
• Les liens d’autorité sont-ils clairs et connus de tous?
• Sur quelle base faut-il spécialiser les postes (fonction, produits/services, clients, régions, etc.)?
• Quelles activités sont-elles assez différentes pour justifier leur division?
• Quels mécanismes de collaboration et de communication faut-il mettre en place?

• Modèle d’organigramme simple (PDF 71 Ko)
  Ministère du Travail, de l'Emploi et de la Solidarité sociale
  Représentation graphique simplifiée d’un organigramme.
   
• Profil de poste (DOCX 25 Ko)
  Ministère du Travail, de l'Emploi et de la Solidarité sociale
  Document pouvant être personnalisé en fonction des besoins d’une organisation.

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