Recrutement

Le recrutement est un processus en plusieurs étapes qui représente l’ensemble des activités et démarches visant à trouver la personne idéale pour le poste à pourvoir.

Dans le contexte actuel de rareté de main-d’œuvre, le recrutement se doit d’être une démarche stratégique qui nécessite de la planification, de la recherche et de bien cibler le besoin de l’organisation.

Pour plusieurs gestionnaires, il peut s’avérer plus rapide de passer directement à la rédaction d’une offre d’emploi sans toutefois avoir posé un regard critique sur les principaux éléments nécessaires au poste. 

Cette analyse est pourtant la base du processus de recrutement et vous assurera de meilleurs résultats lors des entrevues de sélection.

Marche à suivre

Étape 1 – Planifier les étapes du recrutement

Planifier les étapes du recrutement pour assurer une rigueur, une objectivité et une constance tout au long du processus.

Vous devriez au préalable avoir effectué la planification des besoins de main-d’œuvre afin de définir de façon proactive les besoins à court, moyen et long terme. Vous pouvez télécharger le tableau de planification des besoins de main-d’œuvre (XLSX 16 Ko)  et le personnaliser en fonction des besoins de votre entreprise.

Étape 2 – Préciser ou réviser les profils de poste

Un profil de poste est un outil déterminant en ressources humaines qui sert de base de référence afin

• de définir les attentes et les objectifs;
• de déterminer les compétences requises, à l’aide du Lexique de compétences (PDF 219 Ko);
• de définir l’ensemble des tâches et des responsabilités;
• de définir les outils de sélection les plus appropriés pour évaluer les candidats (tests, entrevues);
• de favoriser la planification de la formation, dès l’arrivée en poste, pour le développement des compétences du futur.

Vous pouvez télécharger le gabarit Profil de poste (DOCX 25 Ko) et le personnaliser en fonction des besoins de votre entreprise.

• Lors de la rédaction ou de la mise à jour d’un profil de poste, impliquez vos gestionnaires et/ou vos employés actuellement en poste. Il s’agit d’une bonne pratique, du fait qu’elle augmente l’engagement des personnes mais aussi qu’elle contribue à la justesse des informations, puisque ce sont généralement les titulaires de poste qui sont les mieux placés pour expliquer leurs rôles et responsabilités. 
• Assurez-vous de mettre à jour les profils de poste afin qu’ils soient évolutifs. 
• Questionnez-vous sur les compétences essentielles à avoir dès l’arrivée en poste et sur celles qui peuvent être développées en cours de route.
• Lors du départ d’un employé, veillez à analyser si le poste vacant est toujours pertinent et profitez de ce moment pour revoir le profil de poste.

Questions à vous poser

• Faites-vous l'exercice de planification de vos besoins en matière de main-d'œuvre?
• À quelle fréquence?
• Comment les exigences des postes sont-elles déterminées?

La rédaction d’une offre d’emploi est une étape qui doit rester simple. Le but est de créer une annonce efficace dans laquelle l’information fournie doit attirer l’attention du lecteur. Il faut donc montrer l’organisation sous son vrai jour et insérer dans l’annonce les informations les plus pertinentes en lien avec le poste, ainsi que les conditions de travail avantageuses. Ensuite, il est important de choisir les bons moyens de diffusion qui rejoindront le type de candidats recherchés.

Adaptez l’affichage de poste en fonction du public cible et des sources de recrutement sélectionnée

Résumer les informations se trouvant dans le profil de poste et en indiquer les points saillants. Les longues listes de tâches sont ici à éviter, car tous les éléments du profil n’ont pas à se trouver dans l’affichage.

Voici quelques conseils pour vous orienter dans la rédaction d’une offre d’emploi efficace et percutante :

• Utilisez un titre court et accrocheur.
• Assurez-vous de la validité des informations qui s’y trouvent et mettez-les à jour (date, pertinence de l’emploi, etc.). 
• Indiquez les informations pertinentes, telles que le lieu et les conditions de travail, les exigences, les responsabilités, etc.
• Soignez votre message et portez une attention particulière aux principes d’égalité et de discrimination.
• Évitez les abréviations, pour faciliter la compréhension.
• Indiquez comment postuler.

Vous trouverez, dans le document Exemple d’une offre d’emploi accrocheuse (DOCX 30 Ko), des éléments à considérer pour la rédaction d’une offre d’emploi.

Définissez la ou les sources de recrutement appropriées

Le choix des moyens utilisés afin de diffuser vos offres pour les rendre accessibles aux chercheurs d’emploi est une étape très importante du processus de recrutement. Il doit être fait en fonction des emplois offerts et du bassin de candidats pouvant être intéressants et intéressés. Vous pouvez consulter le Répertoire des organismes spécialisés en employabilité ainsi que les moyens de diffusion d’offres d’emploi. De plus, le Répertoire des sites Internet utiles pour la recherche d’emploi (PDF, 1.2 Mo) peut constituer un excellent outil pour votre organisation pour lui permettre de savoir à quel endroit chercher les bons candidats.

Pour recruter un candidat externe à votre organisation, une panoplie de possibilités s’offre à vous. Vous pouvez :

• Utiliser le site Web de votre entreprise et sa section Carrière.
• Publier gratuitement vos offres dans l'outil Web Québec emploi.
• Contacter les organismes spécialisés en employabilité ou les partenaires du ministère de l'Emploi et de la Solidarité sociale.
• Publier vos offres à l’aide de sites privés ou spécialisés. 
• Diffuser les offres dans les journaux locaux ou par l’entremise de divers médias, dont les différents médias sociaux (PDF 470 Ko).
• Être présent lors des multiples salons et foires de l’emploi et journées portes ouvertes de votre région.
• Afficher les offres dans les établissements d’enseignement.
• Informer les ordres et associations professionnels.
• Recourir au réseautage, au bouche-à-oreille (ex. : recommandations d’employés, fournisseurs, clients). 
• Chercher des candidats potentiels dans votre banque de candidatures reçues antérieurement. Il s’agit d’une bonne façon d’avoir déjà en main, au moment voulu, des candidatures potentielles. Il ne vous reste plus qu’à les contacter pour vérifier s’ils sont toujours disponibles.
• Recourir aux agences de placement pour les besoins ponctuels ou aux agences de recrutement et aux chasseurs de têtes pour obtenir un soutien pour un emploi très spécialisé ou plus difficile à pourvoir.
• Réfléchir à la possibilité de recourir au recrutement interrégional ou international.
• Encourager le référencement interne.
  • Les employés, en raison de leur connaissance approfondie de l’entreprise, sont en mesure de recommander positivement l’entreprise à des candidats potentiels ainsi que de recommander à l’entreprise des candidats pouvant satisfaire aux exigences. Les employés qui recommandent un candidat reçoivent habituellement une gratification sous forme de prime monétaire ou de cadeau si ce candidat est engagé par l’entreprise et y travaille durant toute la période prévue.

Pour permettre à vos employés à l’interne de poser leur candidature pour un autre poste :

• Affichez le poste à l’interne, que ce soit sur le babillard, sur l’intranet ou par tout autre moyen permettant de mettre au courant vos employés de la possibilité d’obtenir un nouveau poste ou une promotion.
• Vos employés représentent des candidats très intéressants, puisqu’ils partagent déjà votre culture organisationnelle et connaissent les rouages et le fonctionnement de celle-ci. Accompagné d’une formation appropriée, le recrutement interne peut être beaucoup plus avantageux qu’une embauche à l’externe, en plus de représenter un facteur de fidélisation important.
• D’ailleurs, un poste laissé vacant par un employé ayant été promu pourrait vous être moins complexe à pourvoir qu’un poste davantage spécialisé.

Conseils pour rédiger et diffuser des offres d’emploi

• Optez pour un affichage personnalisé selon le moyen utilisé pour le diffuser. 
• Pensez à diversifier vos sources d’affichage ainsi que leur forme. Cela peut être sous forme d’une illustration, d’une courte vidéo ou d’une simple publication. 
• Portez une attention particulière à la qualité de la langue lors de l’affichage. 
• Considérez les bassins de main-d’œuvre diversifiée (DOCX 27 Ko) travailleurs expérimentés, étudiants, minorités visibles, etc.). 
• Les pièges à éviter :
  • Afficher sur les réseaux, mais ne pas entretenir les profils.
  • Disposer de réseaux sociaux d’entreprise, mais n’y publier que des offres d’emploi (on peut y partager des succès, des projets, des descriptions des membres de l’équipe, des nouvelles, etc.).
  • Omettre un lien vers la page « Carrière » de l’entreprise.
  • Faire un copier-coller du profil de poste dans la publication de l’affichage.

Questions à vous poser

• Quels sont les moyens actuellement utilisés pour diffuser les postes et quels ont été les résultats obtenus par le passé avec ces moyens?
• Quels sont les objectifs? Recevoir le plus de candidatures possible ou trouver la perle rare?
• Si un programme de référencement existe, comment pourrait-il être maximisé? S'il n'y en a pas, quels pourraient être les avantages à en implanter un?

Recevoir des curriculum vitæ lorsqu’aucun poste n’est disponible dans l’organisation, mais n’en recevoir que très peu lorsque cela est réellement nécessaire. Comment bien gérer les candidatures reçues et de quelle façon les classez-vous afin d’être en mesure d’y avoir accès facilement le moment venu? Et que faire si vous ne recevez pas le nombre de candidatures espéré ou si aucune candidature externe reçue ne répond à vos attentes?

Traiter des candidatures externes en trois étapes

Marche à suivre

Étape 1 – Classement des curriculum vitæ

Conservez les curriculum vitæ pendant une période déterminée et classez-les de manière à ce qu’ils puissent être facilement trouvés, par exemple en fonction du type de poste ou du secteur. Cette méthode présente plusieurs avantages :

• lorsqu’un candidat postule à deux reprises sur un poste similaire, on peut le repérer plus facilement; 
• pour conserver une candidature qui n’a pas été retenue pour un poste, mais qui pourrait être intéressante pour un autre poste éventuellement;
• pour éviter une surexposition de l’organisation sur le marché du travail, ce qui peut donner l’impression aux chercheurs d’emploi que vous avez un niveau élevé de roulement de personnel;
• permet de limiter les coûts et le temps en termes de création d’affichages et de publication d’offres d’emploi.

Étape 2 – Solution informatisée

Pensez à la possibilité de vous doter d’une solution informatisée tel un système d’information de gestion des ressources humaines (SIGRH). Il s’agit non seulement d’un système pouvant vous être utile pour le classement et la gestion des candidatures lors du recrutement, mais pouvant aussi avoir d’autres fonctionnalités permettant d’automatiser certaines de vos tâches liées à la gestion des ressources humaines et d’en assurer le suivi.

Étape 3 – Solutions de rechange à l’attraction des talents 

Dans le contexte actuel de rareté de main-d’œuvre, malgré vos bonnes pratiques en matière d’attraction de talents, il se peut que votre organisation éprouve quelques difficultés à pourvoir certains postes. Il existe cependant des solutions de rechange intéressantes à l’attraction de talents qui peuvent parfois permettre de répondre à votre besoin.

Vous pouvez effectuer, dans l’organisation du travail, des modifications  telles que

• donner à vos employés actuels des possibilités de mobilité interne; 
• élargir ou enrichir le travail afin de créer une certaine polyvalence additionnelle; 
• créer des équipes de travail autonomes et semi-autonomes;
• réaménager les horaires de travail;
• partager la main-d’œuvre (par exemple, entre succursales, entreprises saisonnières et/ou milieux complémentaires);
• automatiser une partie de la production.  

Plusieurs solutions sont donc à votre disposition. Il s’agit de bien définir à la base votre besoin afin d’adopter la solution la plus appropriée pour votre situation.

Conseil pour bien gérer vos candidatures

• Dotez votre entreprise d’un outil de gestion afin de centraliser, conserver et évaluer toutes vos candidatures au même endroit.

Questions à vous poser 

• Quel est le système de classement utilisé pour les candidatures reçues?
• Les candidatures sont-elles informatisées ou papier?
• Pendant combien de temps conservez-vous les candidatures?
• Avez-vous un processus déjà en place pour le mouvement interne de main-d'œuvre?

Conseils et outils

• Planification de la main-d'œuvre (XLSX 16 Ko)
  Ministère du Travail, de l'Emploi et de la Solidarité sociale
  Outil de planification pouvant être personnalisé en fonction des besoins d’une organisation.
   
• Lexique de compétences  (PDF 219 Ko)
  Ministère du Travail, de l'Emploi et de la Solidarité sociale
  Document répertoriant le nom de plusieurs compétences accompagnées de leurs définitions.
   
• Profil de poste (DOCX 25 Ko)
  Ministère du Travail, de l'Emploi et de la Solidarité sociale
  Document pouvant être personnalisé en fonction des besoins d’une organisation.
   
• Exemple d’une offre d’emploi accrocheuse (DOCX 30 Ko)
  Ministère du Travail, de l'Emploi et de la Solidarité sociale
  Modèle personnalisable d’une offre d’emploi accrocheuse.
   
• Recrutement sur les médias sociaux (PDF 470 Ko)
  Ministère du Travail, de l'Emploi et de la Solidarité sociale
  Tableau expliquant comment utiliser différents médias sociaux pour le recrutement.
   
• Mon organisation et la diversité (DOCX 27 Ko)
  Ministère du Travail, de l'Emploi et de la Solidarité sociale
  Questionnaire d’auto-évaluation de l’entreprise par rapport à la gestion de la diversité culturelle.