Sélection des candidatures

Marche à suivre

Étape 1 – Analyser et classer les candidatures

Il faut analyser et classer les candidatures en fonction de leur pertinence par rapport à ce que vous recherchez (ex. : non pertinentes, moyennement pertinentes et très pertinentes).

Il est à noter que, bien que les meilleurs candidats soient, évidemment, convoqués en entrevue en premier, il est conseillé de conserver les curriculum vitæ des autres candidats, qui pourront être utilisés ultérieurement, au besoin.

Étape 2 – Présélection et entrevue téléphonique 

Cette étape permet, entre autres, d’obtenir une première impression des candidats et de vérifier qu’ils sont toujours intéressés. Pour ce faire, vous pouvez :

• Rechercher, sur le Web, des informations pour en apprendre davantage sur les candidats (ex. : médias sociaux, sites Web professionnels, blogues). 
• Réaliser une courte entrevue téléphonique selon le Canevas d’entrevue téléphonique (DOCX 21 Ko). 
• Envoyer une confirmation d’invitation à l’entrevue par courriel aux candidats convoqués en entrevue en y indiquant, par exemple, les documents qu’ils doivent apporter avec eux, la date, l’heure et l’adresse du lieu de l’entrevue. Vous pouvez utiliser cet exemple de confirmation d’entrevue (DOCX 20 Ko) et l’adapter à votre entreprise.

Étape 3 – Le déroulement d’une entrevue structurée

Une fois vos candidats choisis et convoqués, vous aurez besoin de préparation ainsi que de bons outils en main pour que vos entrevues se déroulent au mieux.

Choses à faire avant l’entrevue

• Revoir le profil de poste. 
• Valider l’offre de rémunération, les conditions de travail ainsi que la flexibilité que l’entreprise est en mesure d’offrir de façon réaliste.
• Préparer le Questionnaire d’entrevue structurée (DOCX 25 Ko). Vous contribuez ainsi à l’équité du processus de sélection, car les mêmes questions seront posées à tous les candidats rencontrés. De plus, la Grille d’évaluation des candidatures (DOCX 20 Ko) peut être utilisée pour compiler les résultats et comparer de façon objective les candidats.
• Préparer le Formulaire de consentement à la vérification préemploi (DOCX 27 Ko) pour que le candidat puisse le remplir avant l’entrevue, accélérant ainsi le processus à la suite de l’entrevue.

Vous pouvez aussi créer un comité de sélection pour obtenir différentes opinions sur les compétences des candidats. Ceci apporte davantage de crédibilité au processus.

Comité de sélection

• Le comité peut être informel et composé de deux personnes ou plus (supérieur immédiat, collègue de la personne qui sera embauchée, conseiller en ressources humaines, etc.). 
• Vous devrez former les membres en ce qui concerne les techniques et les outils d’entrevue qui seront préconisés. 
• Vous devrez sensibiliser les membres contribuant au processus de sélection au respect des lois s’appliquant à celui-ci (ex. : Charte des droits et libertés de la personne), aux questions d’entrevue à éviter (PDF 577 Ko) et à l’évitement des pièges et biais potentiels (ex. : préjugés et stéréotypes) qui pourraient les amener à discriminer des candidats.

Discrimination : pièges et biais potentiels

• Les stéréotypes et les préjugés : catégoriser  les candidats en fonction de groupes spécifiques, selon la présence de traits spécifiques, et tirer des conclusions au sujet des candidats sans avoir considéré l’ensemble de leur candidature. 
• L’effet de halo : un comportement spécifique ou des attributs physiques qui influencent les impressions en regard des autres éléments à évaluer. 
• L’effet de récence ou de primauté : se souvenir plus fortement du candidat vu en dernier ou en premier. 
• La sévérité ou la clémence : tendance à évaluer les candidats de façon trop sévère ou trop clémente. 
• La projection : embaucher des candidats qui vous ressemblent plutôt que de choisir des candidats différents de vous.

Choses à faire pendant l’entrevue

• Accueillir le candidat et vous présenter.
• Présenter le poste, le déroulement de l’entrevue ainsi que sa durée. Les informations données sur le poste doivent permettre au candidat de se faire une idée réaliste de l’emploi offert.
• Expliquer que l’objectif est d’apprendre à connaître le candidat et de s’assurer de l’arrimage entre lui, le poste et les valeurs de l’entreprise.
• Observer les comportements, le non-verbal et les différentes réactions du candidat.
• Poser des questions en lien avec les compétences recherchées (PDF 464 Ko), demander des explications précises et suivre autant que possible votre questionnaire d’entrevue.
• Préciser les prochaines étapes et les délais prévus.
• Donner la possibilité au candidat de poser des questions.

Avec la situation actuelle de rareté de main-d’œuvre, il se peut même que les candidats aient une panoplie de questions à vous poser (sur l’entreprise, les conditions de travail, le poste, l’ambiance de travail, etc.), car ils voudront comparer leurs options et faire le meilleur choix possible pour leur carrière. En tant qu’employeur, soyez donc prêt à répondre à leurs questions et à leur exposer les possibilités que vous avez à leur offrir.​

Choses à faire après l’entrevue

• Lorsque cela est pertinent, des tests peuvent être utilisés pour vérifier que les candidats possèdent bel et bien les compétences recherchées (ex. : test d’habiletés techniques, test de connaissance de la langue, test de personnalité).
• Lorsque l’entreprise choisit de faire passer des tests de personnalité aux candidats, il est conseillé de vérifier les qualités psychométriques de ceux-ci. Notamment, il est important de porter attention à deux caractéristiques :
  • leur validité (degré auquel le test mesure ce qu’il est censé mesurer);
  • leur fiabilité (degré de consistance ou de stabilité des scores d’une mesure).
• Lorsque cela est nécessaire en raison des exigences d’un poste, les candidats peuvent, dans le respect du cadre légal applicable, se soumettre à des tests (ex. : test de dépistage de drogue) ou à des examens médicaux, ce qui constitue une autre méthode de sélection du personnel.

Marche à suivre (suite)

Étape 4 – Vérification des références professionnelles​

D’abord, vous devez vous assurer d’avoir obtenu le consentement écrit du candidat autorisant l’entreprise à communiquer avec d’ex-employeurs pour obtenir des références. Il s’obtient grâce au Formulaire de consentement à la vérification préemploi (DOCX 27 Ko), que remplit le candidat.

Lorsque vous communiquez avec un ex-employeur pour obtenir des références, il est important de respecter, tout comme lors des entrevues de sélection, les lois s’appliquant à la sélection (ex. : Charte des droits et libertés de la personne). Vous pouvez vous informer, par exemple, sur les éléments suivants :

• le rôle que jouait la personne dans l’organisation;
• les dates d’embauche et de départ;
• les compétences de la personne;
• les raisons de son départ;
• etc.

Pour plus de détails, nous vous suggérons de consulter le Guide pour la prise de références (PDF 235 Ko).

Étape 5 – Décision et confirmation d’embauche 

Une fois les références professionnelles vérifiées, vous devrez prendre une décision quant au choix du candidat retenu pour le poste, lui communiquer la décision et engager le processus de confirmation d’embauche.

• Effectuer un suivi du candidat rencontré, dans un délai raisonnable, voire rapide, puisqu’il est fort probable qu’un bon candidat à la recherche active d’un emploi ne reste pas longtemps sans emploi.
• Procéder avec lui à la confirmation d’embauche et préciser sa date d’entrée en fonction.
• Faites-lui parvenir un contrat de travail écrit (PDF 165 Ko) qui respecte les normes du travail en vigueur appliquées par la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail. Un contrat de travail de base devrait notamment donner les informations suivantes :
  • le titre du poste;
  • la date d’entrée en fonction (et de départ s’il s’agit d’un contrat à durée déterminée); 
  • l’horaire de travail;
  • les informations liées à la rémunération (fixe ou variable);
  • les informations liées aux avantages imposables (voiture, logement, etc.);
  • le nombre de congés payés;
  • la durée de la période d’essai et les avantages sociaux offerts;
  • les signatures des deux parties.

Étape 6 – Remercier les candidats non retenus

Finalement, afin de ne pas laisser les candidats non retenus en attente indéfiniment, à la fin du processus, il est fortement recommandé de les remercier de l’intérêt qu’ils portent à votre entreprise ainsi qu’au poste et de leur communiquer la décision.

• Des suivis peuvent être effectués aux différentes étapes du processus. Vous n’êtes pas tenu d’attendre à la toute fin pour envoyer des communications (ex. : accusé de réception du curriculum vitæ, lettre de refus à la suite de l’envoi du curriculum vitæ, remerciements pour l’intérêt porté à l’entreprise transmis aux personnes non retenues, etc.). 
• Le fait d’assurer un suivi auprès des candidats qui ont fait parvenir leur candidature pour un poste contribue à créer une image positive de l’organisation. Vous pouvez faire parvenir, par courriel ou par courrier postal, par exemple, une lettre ou un courriel de refus (DOCX 19 Ko) aux candidats non retenus.
• Une bonne pratique pour les candidats s’étant déplacés pour vous rencontrer ou avec qui vous avez échangé plusieurs informations tout au long du processus serait de les rappeler en personne pour communiquer les décisions.
• De plus, il peut y avoir des conséquences appréciables liées au fait de ne pas effectuer de suivi, particulièrement dans un contexte de rareté de main-d’œuvre. 
• Des candidats intéressants pour d’autres postes à pourvoir à l’interne ultérieurement risquent de ne pas vouloir postuler de nouveau. 
• Si le candidat choisi ne convient pas après un certain temps ou se désiste, vous risquez de ne plus avoir de plan B. 
• Le bouche-à-oreille pourrait nuire à la réputation de votre entreprise.​

• Prenez le temps d’effectuer une présélection rigoureuse des candidatures pour ne pas gaspiller votre précieux temps à rencontrer en entrevue des candidats qui ne répondront pas aux attentes et aux exigences du poste.
• Dans le contexte actuel de rareté de main-d’œuvre, si vous rencontrez un candidat exceptionnel, n’hésitez pas à accélérer le processus de recrutement. 
• Comme l’entrevue de sélection sert à apprendre à mieux connaître le candidat qui se présente devant vous, laissez parler le candidat la grande majorité du temps et soyez à l’écoute.
• Il est important de faire des suivis et de maintenir la communication pour ne pas perdre des candidats potentiels en cours de route.​

• Que pourrait-on faire pour rendre la présélection des candidatures plus rigoureuse et structurée?
• Quels biais peuvent être présents et comment pourrait-on les éviter?
• Les outils de sélection à privilégier sont-ils définis en fonction des exigences de l'emploi?
• Quelles informations sont demandées lors de la prise de références?