Évaluation des pratiques

Pour améliorer vos pratiques en ressources humaines, il s’avère nécessaire de les évaluer en les mesurant et en comparant les résultats obtenus avec les objectifs fixés.

L’évaluation de ces pratiques implique que vous ayez déterminé celles que vous jugez stratégiques pour le bon fonctionnement de votre organisation. 

L'ensemble des pratiques en gestion des ressources humaines doivent être mesurées pour évaluer leur impact autant en termes d’efficience et d’efficacité sur les employés que sur la satisfaction de la clientèle. 

Pour réaliser cette évaluation, vous pouvez utiliser des indicateurs clés ou des sondages. Les résultats obtenus vous donneront une vision d’ensemble juste et objective de la situation de votre entreprise.

Cette évaluation permet non seulement d’améliorer les services offerts aux employés, mais aussi de prendre le pouls de l’entreprise et, dans certains cas, d’apporter des changements à ses stratégies.

Faire évoluer vos pratiques en ressources humaines génèrera une meilleure qualité de vie au sein de votre entreprise, une plus grande écoute, une communication transparente et améliorera ainsi le taux de satisfaction de vos employés.

Une analyse complète de la fonction « ressources humaines » peut s’avérer pertinente afin de cibler ce que vous faites ou ne faites pas dans votre organisation et de déterminer ainsi un plan d’action qui permettra d’enrichir cette fonction de façon stratégique.

En effet, ce diagnostic vous aidera à déterminer les écarts entre les pratiques de votre entreprise et les bonnes pratiques reconnues en ressources humaines.

Vous pouvez effectuer une auto-évaluation sur les processus en gestion des ressources humaines qui sont déjà en place dans votre organisation et, de cette façon, cela vous permettra d’identifier ceux qui doivent être développés ou améliorés. Ce faisant, vous pourrez alors bâtir un plan d’action sur 1, 2 ou 5 ans, par exemple, et déterminer les processus et politiques à appliquer dans votre entreprise, en établissant un ordre d’importance stratégique, tout en respectant les normes du travail (p. ex. l’obligation, depuis le 1^er janvier 2019, d’adopter une politique pour contrer le harcèlement).

Le tableau de bord est une méthode d’évaluation et de suivi de gestion des ressources humaines qui permet d’obtenir une vue globale de l’ensemble des pratiques en ressources humaines.

Il permet d’effectuer un suivi régulier des principaux indicateurs de ressources humaines et, par là-même, d’évaluer l’efficacité des différentes pratiques en ressources humaines de l’organisation. Le tableau de bord est un excellent outil de prévision et d’aide à la prise de décision. Il doit donc être détaillé et tenu de façon assidue.

Il est aussi utilisé comme moyen de communication interne pour communiquer les différents enjeux liés aux ressources humaines de façon objective grâce à des données chiffrées, qui donneront plus de poids à vos pratiques.

Les indicateurs choisis doivent être pertinents, c’est-à-dire qu’ils doivent mesurer des facteurs qui ont un impact réel sur la performance de l’organisation. De plus, il est important de cibler un nombre restreint d’indicateurs pour éviter que les tableaux de bord deviennent lourds et complexes à consulter.

Le suivi des indicateurs doit être régulier, sans pour autant alourdir les opérations. Idéalement, il se fait de manière informatisée et des personnes ont la responsabilité de comptabiliser et d’interpréter les résultats.

La construction d’un tableau de bord nécessite que vous déterminiez les indicateurs à utiliser, et leur périodicité. Vous pouvez ensuite déterminer à qui s'adressent les indicateurs, ils peuvent être plus globaux pour la haute direction par exemple, ou ciblés et par secteur pour les employés.

Un bon indicateur doit permettre de relever des écarts et d’agir en conséquence. Pour cela, il doit être

• chiffré et concret plutôt que financier;
• fiable;
• clair et simple à comprendre et à analyser;
• exempt de biais liés à l’interprétation;
• obtenu dans un délai et à un coût raisonnable.

Voici une liste d’indicateurs que votre organisation pourrait utiliser pour mesurer ses pratiques :

Indicateurs liés à la « démographie » de votre entreprise

• Nombre d’employés
• Âge moyen des employés 
• Moyenne d’ancienneté
• Ratio hommes/femmes ou diversité

Indicateurs liés à la structure organisationnelle

• Pourcentage des employés à temps plein et à temps partiel
• Pourcentage des employés permanents et temporaires
• Pourcentage des employés par secteur qui sont syndiqués et non-syndiqués

Indicateurs liés à l’attraction et à la fidélisation

• Taux de roulement global ou taux de roulement par secteur (nombre d’employés qui ont quitté l’organisation sur une période de temps donné)
• Temps d’affichage de poste (nombre de jours entre le début de l'affichage de poste et l’embauche)
• Nombre de jours d’affichage d’un poste vacant
• Coût par embauche (mesure du total déboursé par poste affiché)
• Taux de rétention (pourcentage d’employés toujours en emploi à la fin d’une période donnée)
• Taux de satisfaction des employés à la suite d'un sondage organisationnel
• Taux de promotion (nombre d’employés promus sur le total des employés, sur une période donnée)
• Nombre d’heures de formation par employé
• Investissement financier en formation par employé

Indicateurs liés au temps de travail

• Taux de présence et d’absence
• Taux de temps supplémentaire et fréquence du temps supplémentaire
• Temps supplémentaire selon le pourcentage du coût de la main-d’œuvre (heures supplémentaires sur les coûts totaux de main-d’œuvre)

Indicateurs liés à la performance et à la gestion de la relève

• Pourcentage d’employés évalués annuellement (sur le total des employés)
• Pourcentage de hauts performants, de bas performants, de hauts potentiels par rapport à la totalité des employés (utiliser le Plan de gestion de la relève (DOCX 39 Ko))
• Taux de roulement des employés à hauts potentiels

Indicateurs liés à la santé et la sécurité

• Nombre d’accident sur une période donnée
• Nombre de jours perdus (billet médical avec arrêt de travail)
• Nombre de jours en assignation temporaire (période de travaux légers prescrite par un médecin)
• Taux de fréquence des accidents et des lésions
• Niveau de gravité

Indicateurs liés à la rémunération

• Rémunération moyenne par employé
• Coût de la main-d’œuvre en pourcentage des revenus
• Ratio de comparaison salariale (communément appelé « compa-ratio », c’est-à-dire la comparaison du salaire d’un employé par rapport à la valeur médiane de l’échelle salariale)

La tenue de sondages organisationnels auprès des employés et des gestionnaires permet de mesurer différents indicateurs généraux, comme la satisfaction des employés ou leur niveau d’engagement.

N’hésitez pas à faire régulièrement de courts sondages sur des enjeux ciblés afin de garder le canal de communication ouvert de part et d’autre. Vos employés et gestionnaires apprécieront certainement d’être consultés, et vous aurez ainsi l’heure juste sur leur opinion quant à vos pratiques, au climat ou aux conditions de travail, par exemple.

Bien sûr, les résultats de ces sondages doivent être communiqués en toute transparence. Par ailleurs, les actions découlant des constats effectués doivent être mises en place rapidement afin de donner toute la crédibilité nécessaire au processus.

• Il est impossible de mettre en place l’ensemble des bonnes pratiques en ressources humaines à l’intérieur d’une courte période. Nous vous recommandons donc de bâtir un plan d’action sur une période de cinq ans, par exemple, pour vous permettre non seulement d’avoir le temps de rédiger vos procédures, processus et politiques, mais également de les déployer de façon efficace pour assurer leur longévité.
• Pour obtenir plus d’impact, il est fortement conseillé de présenter le suivi des indicateurs à votre personnel de façon à ce qu’il soit conscient des résultats obtenus.
• Impliquez vos superviseurs de premier niveau dans la recherche et la compilation des indicateurs RH; ils seront ainsi plus mobilisés pour obtenir des résultats.
• N’hésitez pas à afficher les indicateurs à la vue de vos employés et invitez-les à les consulter de façon régulière.
• Afin de bien choisir les indicateurs RH sur lesquels vous concentrer en priorité, il est pertinent de débuter avec les indicateurs découlant des objectifs stratégiques annuels.
• Pensez à automatiser la gestion des données afin de vous concentrer sur l’analyse et la diffusion des indicateurs.
• Lors de la diffusion des résultats, misez sur un concept visuel imagé plutôt que chiffré afin de leur donner un sens et de les rendre plus ludiques.
• N’hésitez pas à faire appel à une firme externe pour effectuer un sondage. Cette façon de faire pourrait rassurer vos employés quant à la confidentialité des données et  l’honnêteté des réponses.
• Les sondages organisationnels, qu'ils soient ciblés (visant une catégorie d’employés ou un problème particulier) ou généraux (visant l’ensemble de l’organisation ou une situation générale) sont un excellent moyen de mesurer le taux d’engagement et de fidélisation de vos employés.

• Quelle est l’ouverture de la direction et des employés face à la diversité? Comment la diversité est-elle perçue? 
• Quelles actions supplémentaires pourraient être faites dans votre organisation pour favoriser la diversité et l’inclusion?
• Dans quelle mesure les valeurs et la culture de votre entreprise prennent-elles en compte la notion de diversité?
• Donnez-vous les moyens à vos gestionnaires de comprendre différents cadres culturels, y compris à l’échelle locale?
• Comment vos gestionnaires intègrent-ils la diversité à leur travail (p. ex. en fixant des objectifs ou en donnant de la rétroaction)?

Plan de gestion de la relève (DOCX 39 Ko)
Ministère de l'Emploi et de la Solidarité sociale
Tableau personnalisable à compléter pour élaborer un plan de gestion de la relève.

Barreau du Québec 
17 questions pour mettre à l’épreuve vos pratiques en gestion des ressources humaines

• Odre des conseillers en ressources humaines égréés
  Réaliser un sondage de mobilisation : les conditions de succès
  Le tableau de bord : essentiel pour mesurer les résultats RH en PME