Planification des besoins en matière de main-d’œuvre

Les entreprises exposées au manque de main-d'œuvre tardent souvent trop à agir. Pourtant, un moyen existe pour prévoir les besoins d’embauche.

La démarche de planification en matière de main-d’œuvre (PDF, 470 Ko) vous permet de prévoir ces besoins et le nombre de nouveaux employés à recruter, de connaître les secteurs vulnérables de votre organisation, de définir un plan d’action pour pallier les écarts et de porter une attention particulière au maintien et au développement des compétences internes de vos employés afin qu’ils restent qualifiés pour effectuer leur travail.

La direction de l’entreprise est responsable de procéder à la réflexion stratégique. Elle doit faire l’analyse de l’environnement et déterminer les objectifs organisationnels. 

Par la suite, elle communique le plan stratégique à tous les employés afin qu’ils connaissent les orientations et travaillent ainsi à l’atteinte des objectifs de l’entreprise.

Cette démarche vous oblige à poser un regard sur votre organisation aujourd’hui et à vous questionner sur ce que vous souhaitez qu’elle devienne d’ici les prochaines années en tenant compte des changements internes et externes. Cette réflexion a pour but d’éviter de devoir recruter au fur et à mesure que les postes deviennent disponibles.

Constatez d’abord la situation actuelle de votre entreprise en analysant diverses composantes :

Ces composantes, qu’elles soient économiques, politiques, sociodémographiques, technologiques, environnementales, légales ou organisationnelles, peuvent influencer votre besoin et votre demande de main-d'œuvre. 

Le but de la réflexion stratégique est de projeter votre entreprise dans le futur (horizon d’environ trois à cinq ans) et de se questionner sur des aspects qui pourraient influencer la gestion de vos ressources humaines, par exemple 

• ce à quoi ressemblera votre entreprise dans cinq ans;
• vos objectifs de développement; 
• les principales possibilités et menaces à prendre en compte; 
• les compétences à développer dans chaque catégorie d'emploi;
• le nombre d’employés dont vous aurez besoin pour chaque catégorie d’emploi.

L’analyse de la situation actuelle permet d’établir le portrait de votre entreprise en pointant ses forces, les aspects à améliorer, les occasions de développement possibles du marché et les difficultés à entrevoir. 

C’est le moment d’évaluer dans quelle mesure vos ressources actuelles vous permettront de faire face aux enjeux qui se présenteront au sein de votre entreprise. 

Pour ce faire, vous devez

• faire un inventaire de vos ressources humaines (par poste, âge, compétence, qualification, etc.);
• faire un bilan des postes déjà pourvus, des postes vacants, des postes qui seront abolis et de ceux qui seront créés;
• calculer votre taux de roulement (départs à la retraite, promotions et transferts, etc.);
• remplir le tableau de planification des besoins de main-d’œuvre (XLSX 16 Ko).

Après avoir réfléchi au devenir de votre entreprise et avoir dressé le portrait de sa situation actuelle, vous pourrez comparer les résultats de ces deux exercices et constater les écarts et les zones de vulnérabilité (écarts plus difficiles à combler). 

Lorsqu’il est question d’écart, on parle

• d’écart qualitatif : compétences, aspirations professionnelles, performance, potentiel, etc.; 
• d’écart quantitatif : nombre (inventaire des ressources humaines, analyse du roulement, mouvements internes de main-d’œuvre, etc.).

L’écart entre le nombre de ressources actuelles et les ressources requises pour assurer le développement de votre entreprise peut être positif ou négatif. 

Si l’écart quantitatif est positif, cela veut dire que vous avez un surplus d’employés par rapport à ce qu’exige votre production.

Si l’écart quantitatif est négatif, votre entreprise sera confrontée à un besoin d’employés.

Il se peut aussi que l’écart soit qualitatif, ce qui veut dire que des actions en lien avec les compétences de vos individus devront être posées. 

Grâce à cet exercice de comparaison de d’évaluation, vous pourrez établir un certain équilibre en termes de ressources humaines, en assurer le développement de façon continue et accroître la productivité pour qu’elle réponde à vos objectifs d’entreprise.

À la suite de cet exercice, vous serez éclairé sur le portrait réaliste de vos besoins en matière de main-d’œuvre et vous pourrez, en tant qu’employeur, entamer des actions concrètes pour atteindre vos objectifs, par exemple

• développer les compétences de vos employés;
• favoriser l’inclusion et l’intégration de travailleurs issus de l’immigration et les aider dans leur démarche de reconnaissance des qualifications;
• offrir des activités de formation adéquates;
• obtenir un certain niveau de polyvalence en fonction des postes;
• offrir un aménagement d’horaires flexible pour retenir les ressources ayant davantage d’expérience;
• anticiper les besoins de recrutement, de remplacement, de transmission des connaissances et/ou de relève (p. ex. engager des stagiaires, etc.);
• assurer une structure organisationnelle appropriée (insérer lien vers section appropriée même cadran plus haut).

Les étapes précédentes vous ayant permis d'effectuer une réflexion stratégique, d’analyser votre situation actuelle et de mettre en lumière les écarts ainsi que vos zones de vulnérabilité, il est temps d’établir un plan d’action (DOCX 77 Ko) afin de clarifier les objectifs visés, de prioriser les actions à entreprendre (PDF 88 Ko), d’identifier les personnes qui en seront responsables et d’assurer un échéancier en conséquence.

Pour de plus amples détails sur la planification des besoins en matière de main-d'œuvre en contexte de changement démographique, nous vous invitons à consulter le Guide des meilleures pratiques d’affaires.

Le temps que vous investirez dans la planification de votre main-d'œuvre permettra à votre organisation de déterminer s’il y a des situations urgentes dont vous devez vous occuper et si des mesures exceptionnelles à court terme doivent être prises afin de limiter la vulnérabilité de votre organisation.

Votre plan d’action, reflétant la mission, la vision et vos valeurs organisationnelles, permettra de vous assurer d’avoir une main-d’œuvre qualifiée et compétente en nombre suffisant afin d’atteindre les objectifs d’affaires de l’organisation.

• L'implantation d’une série de mesures qui ne tiennent pas suffisamment compte de la mission, de la vision et des valeurs de votre entreprise est souvent inefficace.
• La projection de vos besoins organisationnels est un atout considérable, puisque vous vous assurez ainsi d’agir proactivement pour mettre en place des pratiques d’acquisition, de développement ou de fidélisation de la main-d’œuvre. Grâce à cet exercice, vous pourrez prévoir le nombre requis de ressources et prévenir ainsi l’absentéisme et l’épuisement occasionné par le manque de main-d’œuvre.
• Pour comptabiliser adéquatement vos besoins de main-d’œuvre, collaborez avec la personne responsable des finances (par exemple pour faire des projections de ventes).
• La projection des besoins qualitatifs représente aussi un atout important. Elle vous permet de bénéficier de plus de temps pour ajuster vos pratiques de gestion des ressources humaines.
• Vous pouvez établir un plan d’action sur cinq ans et ainsi estimer le nombre d’employés nécessaires pour atteindre vos buts.

• Combien de départs à la retraite sont prévus dans votre organisation à court et à moyen termes? 
• Quel est le taux de roulement habituel dans l’entreprise? Y a-t-il souvent des postes vacants?
• Avez-vous l’intention de créer de nouveaux postes? Si oui, combien de personnes seront nécessaires? 
• Votre entreprise est-elle en croissance, en stabilité ou en décroissance?
• De nouvelles compétences seront-elles requises dans votre organisation?
• Des changements technologiques à venir risquent-ils de modifier ou même de supprimer certaines compétences actuellement nécessaires?
• Quelles sont les actions à prendre pour combler vos écarts en matière de main-d'œuvre? Les postes présentant des écarts sont-ils des postes critiques? Risquez-vous de rencontrer des difficultés de recrutement pour ces postes?
• Prenez-vous en considération dans votre planification de main-d'œuvre les embauches prévues pour des projets spéciaux, des besoins saisonniers ou un surcroît de travail temporaire?

• La gestion prévisionnelle des ressources humaines (GPRH) : une démarche à privilégier
  Ministère de l'Emploi et de la Solidarité sociale
  Guide proposant une démarche en quatre étapes pour planifier les besoins d’une organisation en matière de main-d’œuvre.
• Planification de la main-d'œuvre (XLSX 16 Ko)
  Ministère de l'Emploi et de la Solidarité sociale
  Outil de planification pouvant être personnalisé en fonction des besoins d’une organisation.
• Comment bâtir un plan d’action – Aide-mémoire (DOCX 77 Ko)
  Ministère de l'Emploi et de la Solidarité sociale
  Aide-mémoire et tableau personnalisable servant à élaborer un plan d’action.
• Actions à entreprendre à la suite de la planification de la main-d’œuvre (PDF 88 Ko)
  Ministère de l'Emploi et de la Solidarité sociale
  Tableau énumérant les actions devant être entreprises à la suite de la planification de la main-d’œuvre.

Ministère de l'Emploi et de la Solidarité sociale
L’Espace GPMO : outil de gestion prévisionnelle de la main-d’œuvre