Transmission des connaissances

La transmission des connaissances encadre les compétences et les savoirs qui doivent être transmis d’une personne à une autre. Il devient de plus en plus nécessaire, voire stratégique, d’assurer la relève par un transfert du savoir afin de ne pas mettre en péril certains de vos processus, voire votre organisation.

Ce partage est un art en soi, qui demande beaucoup de rigueur et de collaboration. Certains employés sont naturellement enclins à transférer leur savoir, alors que d’autres sont plus réticents ou ne se sentent pas la compétence pour le faire. 

Quelle que soit la situation, vous devez accompagner vos ressources dans ce processus en leur fournissant les outils et l’environnement propices à leur réussite.

Qu’il s’agisse d’un partage d’informations d’une génération à une autre, d’une culture à une autre ou simplement d’un employé expérimenté à un nouvel employé, les défis sont grands. Il importe de trouver les bonnes stratégies de transfert et d’attribuer les ressources nécessaires (temps, fournitures ou accessoires de bureaux, matériel, budget), tout en vous assurant de documenter le processus, ses effets et ses résultats.

Elles sont particulièrement pertinentes en prévision des départs à la retraite. Le transfert de connaissances doit s’effectuer à l’aide d’un plan détaillé pour éviter d’oublier certains aspects du travail. 

De plus, il est important de prévoir un temps suffisant selon la complexité du poste. Par exemple, quelques jours risquent de ne pas suffire pour transmettre les connaissances d’un technicien ayant une expertise pointue et œuvrant dans l’entreprise depuis de nombreuses années.

Le transfert de connaissances peut aussi s’appliquer à d’autres contextes. Par exemple, lorsqu’un employé assiste à une formation externe ou à une conférence, il est intéressant qu’il partage les connaissances apprises avec ses collègues. 

L’organisation doit donc lui en donner l’occasion, ce qui, loin de représenter une perte de temps, permettra d’augmenter la compétence d’un plus grand nombre de personnes et donc de rentabiliser l’activité de développement suivie.

Il existe diverses connaissances au sein d’une organisation qui sont indispensables à son fonctionnement. Sans elles, c’est la chaîne de valeurs complète de l’entreprise et sa capacité de livrer ses clients qui pourraient être compromises.

Lorsque ces informations sont détenues par un nombre restreint de personnes sans être documentées, l’organisation fait face à un risque élevé. Il est donc impératif que les entreprises déterminent les expertises inhérentes à son fonctionnement et mettent en place les actions pour les documenter, par exemple cartographier certains processus ou rédiger des procédures ou des manuels techniques. Les experts de contenu peuvent accomplir eux-mêmes cette tâche ou se faire accompagner par une ressource externe spécialisée en communication.

La documentation de l’expertise peut être effectuée auprès d’experts techniques (ex. : savoirs propres, savoir-faire) et de gestionnaires (ex. : documentation de connaissances tacites, de trucs du métier, etc.).

Étape 1

Établissez le portrait global de la situation de votre entreprise et déterminez les compétences clés et les transmetteurs potentiels.

Étape 2

Déterminez les employés qui doivent recevoir les connaissances ciblées et ceux qui gagneraient à se développer, comme une nouvelle recrue ou un jeune talent considéré comme une relève potentielle à un poste de cadre.

Au besoin, les étapes 1 et 2 peuvent être établies à l’aide d’un questionnaire d’identification des besoins pour le transfert des connaissances (DOCX 27 Ko).

Étape 3

Élaborez un plan de transfert des connaissances. Il vous assurera d'avoir un dispositif et une méthodologie claire et comprise par tous. C’est également un bon moyen de suivre l’avancement du transfert et d’en constater la réussite. À défaut de quoi, il faudra mettre en place un plan de contingence ou recadrer le plan initial.

Pour ce faire, déterminez les moments propices au transfert de connaissance et assurez-vous de libérer du temps. Choisir un endroit calme et en retrait du poste habituel du transmetteur peut être une bonne stratégie pour éviter d’être dérangé.

Déterminez également les outils et les méthodes qui favoriseront le transfert des connaissances, selon les besoins exprimés et le budget alloué. L’accompagnement (le coaching) ou le mentorat sont des méthodes de transfert des connaissances de plus en plus utilisées par les entreprises modernes.

Ainsi, en repensant votre stratégie de gestion des ressources humaines et vos besoins de flexibilité de la main-d’œuvre, votre organisation sera en mesure de se doter d’un plan en matière de transferts de connaissance (DOCX 27 Ko) si elle veut s’adapter au milieu du travail, conserver ses ressources humaines dans un contexte de rareté et de mobilité de la main-d’œuvre.

• Le transfert des connaissances est un processus à haute valeur ajoutée, mais il peut être coûteux pour une organisation. Assurez-vous donc d’en suivre l’évolution et de mettre en place des collaborateurs qui en faciliteront la réussite.
• N’oubliez de hiérarchiser les tâches à transférer, de façon à prioriser celles qui sont les plus importantes ou qui sont jugées plus stratégiques.
• Ne minimisez pas l’impact de l’écart intergénérationnel quand vient le temps de jumeler deux employés. 
• Impliquez les membres de votre personnel dans la création du plan de transfert des connaissances en n’oubliant pas les ressources détenant plusieurs années d’expérience.
• Utilisez les nouvelles technologies pour faciliter et documenter le processus de transfert de connaissances.
• Afin de minimiser les risques d’accidents de travail, pensez à jumeler un travailleur expérimenté avec un nouveau ou un jeune travailleur de façon à lui enseigner les bonnes pratiques tout en respectant les règles de sécurité.

• Comment le partage de connaissances est-il organisé dans les cas de départs à la retraite (ou de départ volontaire)? Comment les employés partagent-ils leurs connaissances?
• L'entreprise comprend-t-elle bien les enjeux et l’importance du transfert des connaissances?
• Avez-vous les outils pour structurer votre transfert de connaissances?
• Comment peut-on faire bénéficier l’ensemble des employés des connaissances acquises par un individu?
• Quels sont les connaissances essentielles à conserver? Comment sont-elles documentées? Quelles seraient les conséquences si ces connaissances étaient perdues?
• Avez-vous repéré les transmetteurs potentiels à l’interne? Pouvez-vous mettre à profit l'expérience des employés détenant plusieurs années d’ancienneté?

• Questionnaire portant sur le transfert des connaissances (DOCX 27 Ko)
  Ministère du Travail, de l'Emploi et de la Solidarité sociale
  Modèle personnalisable de questionnaire permettant de consigner des informations  relatives au transfert de connaissances.
• Plan de transfert des connaissances (DOCX 27 Ko)
  Ministère du Travail, de l'Emploi et de la Solidarité sociale
  Tableau à compléter pour planifier le transfert des connaissances entre le transmetteur et la relève, et en effectuer le suivi.

• Cego – Centre d'expretise des grands organismes
  Coffre à outils sur le transfert de connaissances – Une approche proactive
• Institut de recherche Robert-Sauvé en santé et en sécurité du travail
  La transmission des savoirs de métier et de prudence par les travailleurs expérimentés

• Cairn.info – La Revue des Sciences de Gestion
  Transfert intergénérationnel des connaissances et technologies de l'information (TI) : Vers un modèle intégrateur des dynamiques junior-senior
• Magazine sur la santé et la sécurité du travail – Prévention au travail
  Le partage des acquis ou l'indispensable transmission des savoirs